Dựng lại thư mục máy tính một lần cho xong, không sắp lại mỗi tháng

Hầu hết cách sắp xếp thư mục thất bại vì một lý do giống nhau: chúng được dựng theo cách file được tạo ra (theo ngày, theo dự án đang làm), trong khi cái bạn cần lúc tìm lại là cách file được dùng tới. Hai thứ đó thường không trùng nhau, và đó là lý do một thư mục “rất gọn” lúc mới dựng vẫn biến thành đống hỗn độn sau ba tháng.

Bốn cấp, không hơn

Cấu trúc dưới đây cố định ở bốn cấp. Không phải vì bốn là số đẹp, mà vì sâu hơn bốn cấp thì việc điều hướng tốn nhiều cú click hơn việc gõ tìm kiếm — và khi đó cấu trúc thư mục hết còn giá trị.

1. Cấp 1 — Vai trò lớn. Ba đến năm thư mục cố định, gần như không đổi qua nhiều năm: Công việc, Cá nhân, Giấy tờ, Lưu trữ. Đừng tạo thư mục theo tên dự án ở cấp này — dự án kết thúc thì cấp 1 phải còn nguyên. (Thư mục Giấy tờ ở đây là chỗ để bản chụp của hộp giấy tờ trong nhà.)
2. Cấp 2 — Nhóm việc. Bên trong mỗi vai trò, chia theo mảng ổn định: trong Công việc có thể là tên các khách hàng hoặc các mảng trách nhiệm dài hạn, không phải tên từng task.
3. Cấp 3 — Đơn vị công việc cụ thể. Đây mới là chỗ đặt tên theo dự án, theo năm, theo sự kiện — thứ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
4. Cấp 4 — File hoặc nhóm file nhỏ. Không tạo thêm cấp 5. Nếu cảm thấy cần thêm một cấp nữa, đó là dấu hiệu cấp 3 đang gộp hai việc khác nhau vào một thư mục.

Một điều cần nói rõ để không ai yên tâm sai: Lưu trữ là chỗ để việc đã xong, không phải bản sao lưu. Nó nằm trên cùng cái ổ với mọi thứ khác, nên cùng hỏng, cùng bị mã hoá, cùng mất theo máy. Cấu trúc thư mục làm việc tìm lại dễ hơn; thứ chống mất dữ liệu là ba bản sao lưu theo quy tắc 3-2-1.

Đặt tên file: một quy tắc, áp dụng mọi nơi

Cấu trúc thư mục tốt vẫn vô dụng nếu tên file không nói được gì khi nhìn trong danh sách phẳng (ví dụ trong kết quả tìm kiếm, hoặc khi ai đó gửi lại file qua chat). Quy tắc: YYYY-MM-DD_ten-viec_phien-ban.

• Ngày ở đầu để file tự sắp theo thời gian khi xem theo tên, không phải theo ngày sửa đổi của hệ điều hành — ngày sửa đổi thay đổi mỗi khi file được mở lại, ngày trong tên thì không.
• Bỏ khoảng trắng, dùng gạch ngang — tránh lỗi khi file được gửi qua các hệ thống khác nhau, một số hệ thống thay khoảng trắng bằng ký tự lạ.
• Đừng dùng final, final2, final_thật. Dùng số phiên bản tăng dần (v1, v2) hoặc tốt hơn, dùng tính năng lịch sử phiên bản của công cụ đang dùng nếu có, và chỉ giữ một bản trên đĩa.

Cách chuyển từ đống cũ sang, không mất một buổi cuối tuần

Đừng cố sắp xếp lại toàn bộ file cũ ngay lập tức — đó là lý do phần lớn người bỏ giữa đường. Cách làm được:

1. Tạo cấu trúc bốn cấp mới, trống hoàn toàn.
2. Toàn bộ dữ liệu cũ chuyển thẳng vào một thư mục Chưa phân loại — cũ nằm trong Lưu trữ. Không xoá, không xem lại từng file.
3. Từ hôm nay, mọi file mới đi thẳng vào cấu trúc mới, theo quy tắc trên. Đây là bước quan trọng nhất: cấu trúc mới chỉ cần đúng cho việc từ giờ về sau, không cần đúng ngay cho quá khứ.
4. Khi cần một file cũ, tìm nó trong thư mục “cũ” bằng công cụ tìm kiếm, rồi khi đó mới di chuyển nó vào đúng chỗ trong cấu trúc mới. Việc phân loại quá khứ diễn ra dần, theo đúng nhu cầu thật, không phải một lần dồn sức mà rồi bỏ giữa đường.

Nói gọn: dựng thư mục theo cách bạn sẽ tìm, không theo cách file được tạo ra; giữ đúng bốn cấp; và đừng cố dọn sạch quá khứ ngay — chỉ cần từ hôm nay mọi file mới đi đúng chỗ, phần còn lại sẽ tự gọn theo thời gian.